FAQ - Meldepflichten für elektronische Kassensysteme ab 2025

Die Meldepflicht trifft jede Steuerpflichtige bzw. jeden Steuerpflichtigen, die bzw. der ein in § 1 Abs. 1 Satz 1 der Kassensicherungsverordnung genanntes „elektronisches Aufzeichnungssystem“ (eAS) unterhält. Nach der Definition aus dem Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) zu § 146 Nr. 2.1.4 sind elektronische Aufzeichnungssysteme „die zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hardware und Software, die elektronische Aufzeichnungen zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen und somit Grundaufzeichnungen erstellen“. „Als elektronische Aufzeichnungssysteme gelten auch elektronische Vorsysteme mit externer Geldaufbewahrung.“

Meldepflichtige eAS müssen zusätzlich eine sogenannte „Kassenfunktion“ haben. Dies ist nach AEAO zu § 146a Nr. 1.2 dann der Fall, „wenn diese der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen können“. Die Finanzverwaltung ordnet hinzu „vor Ort genutzte Zahlungsformen (elektronisches Geld, wie z. B. Geldkarte, virtuelle Kundenkonten oder Konten) und an Geldes statt vor Ort angenommene Gutscheine, Guthabenkarten, Bons und dergleichen“.

Im Einzelnen zählen zu den eAS alle elektronischen oder computergestützten Kassensysteme oder Registrierkassen. Auch Tablets oder App-Kassensysteme sind meldepflichtige eAS, soweit darauf Kassensoftware installiert ist. Taxameter und Wegstreckenzähler zählen auch dazu. Gemietete, geleaste oder kurzfristig angemietete elektronische Aufzeichnungssysteme stehen angeschafften elektronischen Aufzeichnungssystemen gleich (1.16.2.6 Anwendungserlass zur Abgabenordnung zu § 146a). Für gemietete oder geleaste Geräte gilt als Anschaffungsdatum das Datum des Leasingbeginns.

Beispiel: Ein Schausteller mietet anlässlich eines Volksfestes zehn eAS für drei Tage. Er muss alle eAS innerhalb eines Monats ab dem Entleihzeitpunkt melden.

Die Meldepflichten können auch von Dritten im Auftrag des Meldepflichtigen erfolgen, z. B. vom Kassenhersteller oder Verkäufer.

Inbetriebnahme

Nach dem BMF-Schreiben vom 28.6.2024 (IV D 2 - S 0316-a/19/10011 :009, BStBl 2024 I S. 1063) gelten ab 2025 folgende Meldetermine: Vor dem 1.7.2025 angeschaffte Kassensysteme müssen spätestens bis 31.7.2025 gemeldet werden. Ab dem 1.7.2025 angeschaffte Kassensysteme sind nach der allgemeinen Meldepflicht (§ 146a Abs. 4 Satz 2 AO) innerhalb eines Monats nach Anschaffung/Besitzübernahme anzumelden.

Außerbetriebnahme

Meldepflichten gelten auch für Kassensysteme, die ab dem 1.7.2025 außer Betrieb genommen werden. Die Abmeldung setzt allerdings voraus, dass zuvor eine Anmeldung abgegeben worden ist. Nach dem o. g. BMF-Schreiben kann die Abmeldung für ein eAS, das vor dem 1.7.2025 endgültig aus dem Betrieb genommen und dort nicht mehr vorgehalten wird, entfallen, sofern noch keine Anmeldung erfolgt ist. Alte Systeme, die bis 30.6.2025 endgültig ausgemustert werden, müssen somit nicht erst angemeldet und sodann wieder abgemeldet werden.

Bruttoprinzip

Jede Meldung muss alle in einer Betriebsstätte verwendeten eAS enthalten (sogenanntes Bruttoverfahren). Das heißt, es müssen bei Verlagerung einer Kasse von einer Betriebsstätte in die andere alle in den betreffenden Betriebsstätten vorhandenen eAS gemeldet werden und nicht nur die eAS, die verlagert worden ist.

Die Meldungen sind ausschließlich elektronisch möglich. Papierformulare gibt es nicht. Für den Aufruf des Meldeformulars „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Abs. 4 AO)“ unter der Rubrik „sonstige Formulare“ wird ein Organisationszertifikat benötigt.

Wie gewohnt erfolgt bei Aufruf des Formulars die Datenübernahme aus dem aktuellen Profil. Benötigt wird ggf. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Im Abschnitt „elektronische Aufzeichnungssysteme (eAS)“ ist u. a. die Seriennummer, der Hersteller, Datum der Anschaffung anzugeben. Weitere Pflichtangaben sind:

• Angaben über Software
• Softwareversion
• Modell
• Anschaffung

Angaben zur Inbetriebnahme und/oder Außerbetriebnahme sind unter „1. Eintrag“ vorzunehmen. Außerdem sind Angaben zur technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu ergänzen.

Hinweis: in der einheitlichen Mitteilung müssen alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte übermittelt werden. Die einzelnen eAS müssen der betreffenden Betriebsstätte zugeordnet werden. Werden mehrere Betriebsstätten, aber nur ein eAS unterhalten (welches bei Bedarf immer von der einen zur anderen Betriebsstätte mitgenommen wird), ist das eAS der Geschäftsleitungsbetriebsstätte zuzuordnen (§ 12 Satz 2 Nr. 1 AO).

Alternative Datenübertragungswege

Neben dem ELSTER-Formular stehen folgende Meldewege zur Verfügung:

• Upload einer XML-Datei (z. B. erstellt mithilfe des eAS oder der Kassensoftware) in Mein ELSTER
• Datenfernübertragung aus einer Software via ERiC-Schnittstelle (ELSTER Rich Client)

Verstöße gegen die Meldepflichten

Verstöße gegen die Meldepflicht von Kassensystemen werden nicht mit Geldbußen geahndet. Fehlende oder unvollständige Meldungen können als Indiz für ungenügende steuerliche Aufzeichnungspflichten betrachtet werden, und dies hat im Regelfall eine Gewinnhinzuschätzung zur Folge.